Aplicamos inteligencia artificial a la lectura, clasificación y tratamiento de facturas, contratos, expedientes, formularios, correos electrónicos y otros documentos. Automatizamos la extracción y validación de información, la generación de contenidos y su incorporación a los sistemas y flujos de trabajo de la organización.
Muchas organizaciones reciben diariamente grandes cantidades de documentación que debe ser revisada, clasificada e introducida manualmente en diferentes aplicaciones.
Facturas, contratos, solicitudes, expedientes, formularios y correos electrónicos contienen información esencial para los procesos de negocio, pero su tratamiento manual consume tiempo, genera errores y dificulta el seguimiento.
Desarrollamos soluciones de automatización documental que utilizan inteligencia artificial para interpretar los documentos y conectarlos con los procesos y sistemas de la organización.
Las soluciones pueden intervenir en distintas fases del ciclo documental:
- Recepción de archivos desde formularios, correo electrónico o carpetas compartidas.
- Identificación del tipo de documento.
- Clasificación y distribución automática.
- Extracción de campos, fechas, importes, entidades y referencias.
- Reconocimiento de texto en documentos escaneados.
- Comprobación de datos obligatorios.
- Contraste con bases de datos o aplicaciones corporativas.
- Detección de duplicados, incoherencias o información ausente.
- Generación de resúmenes, respuestas o nuevos documentos.
- Incorporación de los resultados a un ERP, CRM o gestor documental.
- Inicio de circuitos de revisión y aprobación.
- Archivo y trazabilidad de todas las actuaciones.
Podemos trabajar tanto con documentos que siguen un formato conocido como con contenidos de estructura variable.
Entre otros:
- Facturas y albaranes.
- Contratos y anexos.
- Expedientes administrativos.
- Solicitudes y formularios.
- Currículums y documentación laboral.
- Informes técnicos.
- Correos electrónicos.
- Certificados y justificantes.
- Documentación de proveedores.
- Pliegos y ofertas.
- Partes de trabajo e incidencias.
- Documentos escaneados e imágenes.
La solución se adapta a los tipos documentales, reglas y criterios reales de cada organización.
La información extraída no permanece aislada. Integramos la solución con las herramientas que ya utiliza la empresa:
- ERP y CRM.
- Gestores documentales.
- Aplicaciones de contabilidad.
- Portales web e intranets.
- Sistemas de gestión de expedientes.
- Plataformas de recursos humanos.
- Bases de datos.
- Servicios de firma electrónica.
- APIs y aplicaciones desarrolladas a medida.
Un documento recibido puede actualizar automáticamente un expediente, crear un registro, iniciar una aprobación o generar una comunicación.
- Reducción del trabajo administrativo.
- Menor tiempo de tramitación.
- Disminución de errores de transcripción.
- Mayor homogeneidad en la clasificación.
- Mejor seguimiento de documentos y expedientes.
- Disponibilidad más rápida de la información.
- Capacidad para gestionar mayores volúmenes.
- Mayor trazabilidad y control.
Analizamos los documentos, reglas y aplicaciones implicadas para diseñar un proceso adaptado a tu organización. Cuéntanos qué documentación gestionáis y cómo se procesa actualmente.
La automatización documental no debe tratar todas las situaciones de la misma forma. El sistema puede procesar automáticamente los documentos que cumplen los criterios establecidos y derivar a una persona aquellos casos en los que existan dudas, excepciones o información incompleta.
Es posible definir:
- Umbrales de confianza.
- Campos obligatorios.
- Reglas de validación.
- Comprobaciones cruzadas.
- Circuitos de revisión.
- Niveles de aprobación.
- Tratamiento de excepciones.
- Registro de correcciones.
Las revisiones realizadas por los usuarios pueden utilizarse además para mejorar progresivamente el funcionamiento de la solución.